PENCITRAAN (IMAGING) BERKAS REKAM MEDIS PADA KEGIATA N PENYUSUTA N DI RSUD KOTA YOGYAKARTA

Abstract

Abstract
Medical records as one of the authentic proof of service must be stored as appropriated with predetermined
time period. Based on the circular letter from director general of medical services No.HK.00.06.1.5.01160
dated March 21, 1995 has been set depreciation schedules medical record file according to the type of
illness. In Yogyakarta City Hospital has implemented a process of imaging (imaging) since April this 2013.
This matter anticipates the various needs related to medical records, for example, medical records are still
worth to be required can be found easily and can be printed again. This study describes the implementation
of imaging (imaging) medical record file on shrinkage activities in hospitals in Yogyakarta.To investigate
the imaging process (imaging) on the implementation of the shrinkage in the hospital medical record file of
Yogyakarta, determine the factors that affect the implementation of the process of imaging (MRI) in hospitals
of Yogyakarta, and identify any obstacles in the implementation process of imaging (MRI) in hospitals the city
of Yogyakarta.This study is a descriptive study using a case study approach. Subjects of this study consisted
of three medical records clerk and one IT officer. The object of this study is the implementation of imaging
(MRI) in the depreciation file medical records in hospitals in Yogyakarta.Based on interviews and observations,
imaging process (MRI) is one of the stages in the implementation of depreciation medical record file. Stages
in the medical record file shrinkage in Yogyakarta City Hospital is a medical record file sorting, checking the
last visit to the Health Information System (HIS), the process of imaging (imaging), move the sheet of medical
records into a folder, and enter the medical record sheet not worth order to the warehouse. While activity in
the process of imaging (MRI) in Yogyakarta City Hospital medical record sheet includes sorting, scanning,
and storage. Factors that affect the implementation process of imaging (MRI) in hospitals Yogyakarta City is
divided into 5 groups: the man (human resources), money, machine (engine), method (method), and materials.
Obstacles in the implementation process of imaging (MRI) is the lack of human resources (HR), there is no
fixed procedure and work instructions, the results of imaging (MRI) is not connected to the Health Information
System (HIS) Hospital Yogyakarta, there was no budget imaging tool (imaging) for large-size sheet of medical
records.
Keywords: medical record file depreciation, medical record imaging, medical record file storage inactive.
Abstrak
Rekam medis sebagai salah satu bukti otentik pelayanan harus disimpan sesaui jangka waktu yang telah
ditentukan. Berdasarkan Surat Edaran Dirjen Pelayanan Medis Nomor HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret
1995 telah diatur jadwal penyusutan berkas rekam medis sesuai jenis penyakitnya. Di RSUD Kota Yogyakarta
telah melaksanakan proses pencitraan (imaging) sejak bulan April 2013.Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi
berbagai kebutuhan yang berkaitan dengan rekam medis, misalnya rekam medis yang masih bernilai guna
diperlukan dapat ditemukan dengan mudah dan dapat dicetakkan kembali. Penelitian ini menggambarkan
pelaksanaan pencitraan (imaging) berkas rekam medis pada kegiatan penyusutan di RSUD Kota Yogyakarta.
Tujuan Mengetahui proses pencitraan (imaging) pada pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis di RSUD
Kota Yogyakarta, mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi dilaksanakannya proses pencitraan (imaging)
di RSUD Kota Yogyakarta, dan mengetahui hambatan-hambatan dalam pelaksanaan proses pencitraan
(imaging) di RSUD Kota Yogyakarta. Jenis penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan
menggunakan pendekatan studi kasus. Subjek penelitian ini terdiri dari tiga orang petugas rekam medis dan satu orang petugas IT. Objek penelitian ini adalah pelaksanaan pencitraan (imaging) pada penyusutan berkas
rekam medis di RSUD Kota Yogyakarta. Berdasarkan wawancara dan obervasi, proses pencitraan (imaging)
merupakan salah satu tahapan dalam pelaksanaan penyusutan berkas rekam medis. Tahapan dalam penyusutan
berkas rekam medis di RSUD Kota Yogyakarta yaitu melakukan pemilahan berkas rekam medis, melakukan
pengecekan tahun kunjungan terakhir pada Sistem Informasi Kesehatan (SIK), melakukan proses pencitraan
(imaging), memindahkan lembar rekam medis ke folder, dan memasukkan lembar rekam medis yang tidak
bernilai guna ke gudang penyimpanan. Sedangkan kegiatan dalam proses pencitraan (imaging) di RSUD
Kota Yogyakarta meliputi pemilahan lembar rekam medis, proses scanning, dan penyimpanan. Faktor-faktor
yang mempengaruhi dilaksanakannya proses pencitraan (imaging) di RSUD Kota Yogyakarta terbagi menjadi
5 kelompok yaitu man (sumber daya manusia), money, machine (mesin), methode (metode), dan material.
Hambatan-hambatan dalam pelaksanaan proses pencitraan (imaging) yaitu kurangnya sumber daya manusia
(SDM), tidak ada prosedur tetap dan instruksi kerja, hasil pencitraan (imaging) belum tersambung ke Sistem
Informasi Kesehatan (SIK) RSUD Kota Yogyakarta, tidak adanya anggaran alat pencitraan(imaging) untuk
lembar rekam medis ukuran besar.
Kata kunci: penyusutan berkas rekam medis, pencitraan (imaging), penyimpanan berkas rekam medis inaktif.